Comment faire un bilan social individuel (BSI)? Définition, étapes, …

Outil de communication incontournable visant à valoriser la politique sociale de la société et la manière dont elle adjoint ses collaborateurs à son succès, le Bilan Social Individuel (BSI) connaît un très fort engouement ces dernières années. Qu’il se présente sous forme de papier ou électronique, il est désormais plébiscité par de nombreux acteurs de l’entreprise, de divers secteurs, de la PME au grand groupe, à commencer évidemment par les salariés et l’employeur. En quoi consiste le Bilan Social Individuel ? A qui revient la charge de l’établir ? Et comment le faire ? Explications !

Qu’est-ce que le Bilan Social Individuel (BSI) ?

Le Bilan Social Individuel ou Personnel, comme son appellation l’indique, est un document individualisé (annuel en général) remis au salarié, qui présente avec clarté et précision sa rémunération et les avantages dont il a bénéficié sur l’année écoulée. Concrètement, il détaille l’ensemble des périphériques de :

  • Salaire de base (salaire bruts et nets)
  • Rémunérations variables (congés payés, bonus, etc.)
  • Primes éventuelles
  • Un éventuel 13ème mois
  • Participation aux bénéfices éventuels
  • Avantages en nature (logement de fonction, véhicule de fonction, prise en charge de frais de transport, tickets restaurant, etc.)
  • Protection sociale : prévoyance, mutuelle, retraite, etc.
  • Dispositif de prêt patronal
  • Gestion de carrière
  • Formations (Compte Personnel de Formation, formations suivies, etc.)
  • Autres avantages.

Le BSI peut être un moyen de fidélisation d’un collaborateur au sein d’une entreprise. Cela consiste à mettre en valeur l’activité de son poste, en lui rappelant l’intérêt qu’il a à adhérer dans la durée dans cette entreprise.
Mais il est également un outil efficace à destination des dirigeants, leur permettant de mieux comprendre et donc parler des divers dispositifs de rémunération de la société, et de se familiariser avec les stratégies clés de la politique de la rémunération globale. Les managers prennent peu à peu conscience que la fidélisation client accompagnée d’un « recadrement » des salariés avec un BSI est la meilleure stratégie qui garantie la réussite de leur entreprise.

Ainsi, en fonction de chaque employé et de ses habitudes, de la culture de l’entreprise et de ses avantages compétitifs au regard du marché, le Bilan Social Individuel est unique.

réunion préparation bilan social individuel
Le BSI peut être remis au moment d’une négociation salariale

Qui établit le Bilan Social Individuel ?

En général, il revient à la direction des Ressources Humaines de l’établir. Mais elle peut aussi être confiée à un prestataire extérieur qui est expert dans le domaine.
Bien que le Bilan Social Individuel est utile pour les entreprises et intéressant pour ses collaborateurs, il n’est en rien obligatoire ; libre à l’employeur de le mettre en oeuvre ou non.

Les étapes de la réalisation d’un BSI

De la définition du contenu à la remise des Bilans Sociaux Individuels aux salariés, en passant par la conception de la maquette BSI et l’analyse des données, voilà la procédure à suivre pour faire un BSI.

1 – Définition du contenu du BSI

A cette phase, l’employeur et le chargé de la réalisation du Bilan Social Individuel (RH ou prestataire) se réunissent pour définir ce que l’on met ou ne met pas dans le BSI. Cela concerne les composantes de base du salaire, les éléments périphériques, les avantages sociaux (prévoyance, retraite, etc.), les éléments de développement personnel (formations, gestion de carrière) ou encore les composantes liées aux conditions et à l’environnement du travail (congés, temps de travail, épargne temps, etc.), les avantages en nature et les autres défraiements, ainsi que les éléments sociaux de l’entreprise (Fondation, CE, etc.).

Ainsi, l’entreprise est libre de choisir les éléments qu’elle souhaite voir figurer dans les Bilans Sociaux Individuels de ses collaborateurs.

2 – Choix du support de réalisation de la maquette BSI

Deux types de supports s’offrent à l’entreprise pour faire le BSI :

  • support papier : les Bilans Sociaux Personnels sont réalisés sur des supports traditionnels tels que les livrets, brochures ou dépliants.
  • support électronique : les BSI sont présentés sur un fichier électrique de type PDF ou directement sur un plateforme en ligne dédié.

Actuellement, nombreuses sont les entreprises qui optent pour la seconde option du fait des multiples avantages qu’elle présente. En effet, les supports électroniques, notamment les sites dédiées, peuvent être dynamiques et attrayantes, plus simples et accessibles à tout moment par les collaborateurs. Outre, ils sont plus respectueux de l’environnement et très économiques puisqu’ils sont bien sûr moins onéreuses que les supports traditionnels.

3 – Collecte des données

Cette étape peut être nécessaire dans le cas où le responsable de la réalisation des BSI est un prestataire. Ainsi, il aide son client (l’entreprise) à la collecte ou les extractions des données sociales. Il doit également mener des audits de contrôles et de vérifications avant la mise en production de la maquette BSI.

4 – Production du BSI

Il s’agit d’imprimer la maquette Bilan Social Individuel sur les supports papiers, dans plusieurs formats au choix, ou de la produire sur un fichier au format PDF, ou sur site web sécurisé, consultable en ligne.

5 – Remise des BSI aux collaborateurs

La remise du Bilan Social au collaborateur par le N+1 se fait en général en 3 occasions : au moment de l’entretien annuel, des phases de négociation salariale et lors d’un entretien d’activité. Le BSI peut être livré par courrier à l’adresse personnelle de chaque salarié dans le cas d’un BSI sur papier. Dans l’autre cas, des informations de connexion personnelles sont fournies à chaque employé afin qu’il soit en mesure de consulter son BSI depuis son appareil mobile ou son ordinateur.

Un employé qui consulte son BSI en ligne
On peut produire un BSI consultable en ligne

Bref, le BSI est un outil précieux pour le collaborateur pour qu’il puisse comprendre que sa paie ne se limite pas à la rémunération nette qu’il perçoit tous les mois. Lui transmettre une information concrète et objective à travers le BSI permet clairement au salarié de situer les enjeux plus favorablement dans les phases de négociations de salaire.
Par ailleurs, le BSI est aussi un bon plan d’action pour le dirigeant, pour motiver ses collaborateurs dans l’objectif de faire prospérer l’entreprise.