Guide complet sur les obligations de l’employeur en fonction de ses effectifs

Dans le domaine de l’emploi, employeur et salariés doivent respecter un certain nombre de règles dues à leur statut. Pour l’employeur, ces règles varient en fonction de la taille de l’entreprise, et d’autres facteurs, comme : les mesures en matière de santé et de sécurité, la représentation du personnel et du syndicat, l’embauche de travailleurs en situation de handicap.

Obligations de l’employeur à partir de 1 salarié

Après le recrutement du premier salarié, l’employeur doit faire une déclaration préalable à l’embauche et mentionner obligatoirement dans le(s) contrat(s) de travail, la durée du travail, les fonctions et rémunérations.

Il doit également veiller à la tenue d’un registre unique du personnel et former un service de santé au travail interentreprises. L’employeur doit aussi faire mensuellement la déclaration d’emploi des travailleurs handicapés et instaurer un document unique qui servira à évaluer les risques professionnels.

L’employeur doit respecter ces différents points :

• Prévoyance santé (maladie, décès, accident) ;
• Exécution de contrôles périodiques (visite médicale, incendie, secourisme) ;
• Les procédures en cas de sanction disciplinaire (mise à pied, avertissement et licenciement) ;
• La norme sur les avantages en nature.

Il doit s’assurer de la tenue d’un entretien professionnel deux fois par an, ainsi qu’après toute absence prolongée, comme les congés. L’employeur doit aussi effectuer un entretien bilan chaque 6 ans.

Obligations de l’employeur à partir de 10 salariés

Lorsqu’un employeur franchi la barre des 10 salariés, il est contraint de participer à la formation professionnelle selon la masse salariale. Les obligations vont évoluer selon les seuils d’effectifs des employés.

Dès les 11 employés, il faut :

• Installer le Comité Social et Économique, après l’élection des représentants du personnel (pour une durée de 4 ans ou moins, selon un accord collectif) ;
• Contribuer au forfait social relativement au Code de la Sécurité Sociale (contributions patronales de prévoyance complémentaire) ;
• Régler les versements concernant la mobilité transport.

L’employeur se doit également d’accorder des crédits d’heures mensuelles, allant de 10 heures pour une entreprise qui a entre 11 et 25 salariés ; à 1190 heures pour celles employant 10 000 salariés ou plus.

Obligations de l’employeur à partir de 20 salariés

À cette échelle, l’embauche de travailleurs en situation de handicap, devient obligatoire pour les employeurs du secteur public et du secteur privé, et ce, à un taux de 6% par rapport à l’effectif total. Une déclaration obligatoire des fonctions occupées par un employé en situation de handicap, dans le but de prouver son obligation d’emploi, doit être faite annuellement. Des aides financières peuvent être obtenus, en cas d’embauche de travailleurs handicapés, par les employeurs du secteur privé.

L’employeur a également le devoir d’installer un réfectoire à la demande de ses employés. Préalablement à l’installation du réfectoire, le chef d’entreprise doit consulter le représentant du personnel ou le Comité Social et Économique.

Le réfectoire en question devra respecter lui aussi certains critères, notamment disposer d’un moyen de conservation d’aliments et/ou de boissons, d’un moyen quelconque de réchauffement des plats, de mobilier propre à ce type de pièce (tables, chaises) ; et être en mesure d’offrir de l’eau portable peu importe la température.

Il doit aussi mettre en place un règlement intérieur qui devra aborder :

• Les consignes générales et permanentes, en termes de discipline en entreprise (ponctualité, assiduité, justifications des absences…) ;
• L’évolution graduelle des sanctions que peut encourir un employé (avertissement, mise à pied, licenciement, …) ;
• La règlementation dans les domaines de la sécurité et de la santé.

Obligations de l’employeur à partir de 50 salariés

Au seuil des 50 salariés, l’employeur doit :

• Mettre en place un comité de conditions du travail, de sécurité et d’hygiène ;
• Aménager un local propre à l’exercice des fonctions des membres du Comité Social et Économique et l’équiper du matériel nécessaire ;
• Élaborer une déclaration, par mois, de la mobilité du personnel de la structure ;
• Instaurer une issue de sauvegarde de l’emploi durant 30 jours, en cas de plan de licenciement économique de 10 travailleurs et plus ;
• Intégrer un régime de contribution des employés aux performances de l’entreprise ;
• Établir une base de données économiques et sociales qui renseignent sur les orientations économiques et sociales majeures de l’entreprise.

Avec un tel effectif, les syndicats peuvent désigner un représentant de section syndicale et un délégué syndical. Il faut mettre en place la délégation unique du personnel, qui est constituée du Comité d’Entreprise ou Comité Social et Économique, du comité d’hygiène, du comité de sécurité et des conditions de travail, ainsi que des représentants du personnel.

L’employeur doit obligatoirement participer aux négociations annuelles, portant entre autres sur la durée de travail, les conditions de travail, les salaires ; lorsque sa structure/entreprise comprend 1 délégué syndical.

L’affichage des règles de sécurité incendie, l’installation d’un réseau d’alarmes sonores, ainsi que l’existence et l’actualisation du document d’adhésion, au service de santé interentreprises font partie des obligations de l’employeur au-delà de 50 salariés.

Obligations de l’employeur à partir de 200 salariés

C’est ici que plusieurs commissions entrent au sein de l’entreprise, notamment :

• Celle des marchés ;
• D’information et d’aide au logement ;
• De la formation professionnelle ;
• Et de l’égalité professionnelle, toutes comprises dans le Comité Social et Économique.

Avec 200 salariés, l’installation/aménagement d’un local collectif pour toutes les sections syndicales doit être effective. À partir de 201 travailleurs, le personnel ne peut plus être représenté par une seule délégation. Le Comité Social et Économique doit obligatoirement se réunir une fois tous les mois.

L’employeur doit établir un bilan social, 1 an après avoir franchi la barre des 300 salariés. Il prend en charge 5 jours de formation des membres du Comité Social et Économique et 3 jours au moins, lorsqu’il est en dessous de 300 employés. Il se doit également de faire la transmission du rapport annuel du médecin du travail au Comité Social et Économique.

Toujours avec un effectif de 300 salariés, une négociation visant à un accord de Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences doit obligatoirement être faite. L’employeur doit veiller à la mise en place d’une commission sécurité, au sein du Comité d’Entreprise/Comité Social et Économique et à la disponibilité de la base de données économiques et sociales. Les syndicats peuvent choisir un représentant syndical au sein du Comité Social et Économique qui est différent du délégué syndical.

Obligations de l’employeur à partir de 500 salariés

Lorsque l’effectif de 500 salariés est atteint, la mise en place d’un délégué syndical supplémentaire pour l’encadrement s’impose, ainsi que celle d’un service social du travail et d’un autre de santé du travail.

En cas de licenciement pour motif économique, l’employeur est astreint à soumettre le contrat de sécurisation professionnelle au travailleur licencié.

Obligations de l’employeur à partir de 1000 salariés

L’employeur doit proposer un congé de reclassement aux employés licenciés pour raison économique, excepté en cas de redressement ou d’une liquidation judiciaire. Il est également obligé d’installer une salle de repos et de créer un local syndical propre à chaque section formée par les syndicats représentatifs. Aussi, l’employeur doit instaurer une commission économique à l’intérieur du Comité Social et Économique ou Comité d’Entreprise.

Obligations de l’employeur à partir de 2000 salariés

L’employeur qui a plus de 2000 salariés doit créer un service de santé, du moment où le nombre de travailleurs sous surveillance médicale, est supérieur ou égal à 2200 et le nombre d’examens pratiqués est supérieur ou égal à 2134 par an.

Les employeurs sont soumis à respecter certaines obligations afférentes à la taille de leur effectif salarial. Plus l’effectif des salariés est grand, plus il y a d’obligations à respecter. Et ces obligations sont applicables dès le recrutement du premier employé.