Que ce soit une entreprise ou une société : un professionnel spécialisé dans un secteur d’activité se doit d’authentifier ses documents de manière évidente et fiable. Il doit être en mesure d’indiquer clairement sur ses différents contrats qu’il est le seul et l’unique émetteur. De cette façon, ses fournisseurs, ses concurrents et particulièrement ses clients sauront distinguer ses documents des autres.
Authentifier ses documents c’est bien, mais comment ?
Sommaire
On trouve de multiples méthodes pour authentifier les documents, car la règle générale est simple pour l’authentification : les informations importantes concernant l’entreprise ou la société doivent figurer automatiquement sur n’importe lequel de ses documents.
Donc parmi ces méthodes, on cite l’authentification par tampon personnalisé.
Authentification par tampon personnalisé
Un professionnel pose usuellement sa signature sur ses documents, mais celle-ci ne donne pas de renseignements liés à l’unité institutionnelle qu’il représente. Et c’est pour pallier à ce problème de façon optimale que les tampons personnalisables existent.
Le tampon (ou cachet) personnalisable est un outil indispensable pour une entreprise ou société qui veut se démarquer de la concurrence sur le marché. Il sert à identifier et reconnaître tous ses documents en un geste, ce qui permet de gagner un temps précieux et de communiquer les informations importantes efficacement.
Il existe plusieurs modèles et variantes de tampons personnalisables et vous serez dans l’embarras du choix sur Otypo.fr par exemple, avec des tailles différentes et une solidité qui permet de faire une centaine de tampons par jour.
Comme son nom l’indique, le tampon peut être personnalisé pour représenter spécifiquement l’empreinte d’une entreprise particulière. Les mentions qu’il doit comporter sont définies par le Code du Commerce en France et elles doivent représenter les informations officielles et formelles les plus importantes concernant l’entreprise.
Il faut savoir qu’il est essentiel de bien respecter les mentions à indiquer sur le tampon d’entreprise. Cela fait référence au nom de l’entreprise, son siège social, son capital social, son statut juridique, son RCS, son SIREN et ses coordonnées.
En général, les collaborateurs choisissent de faire des partenariats avec les entreprises sur lesquelles ils peuvent compter et placer leur confiance. Le critère de fiabilité est donc primordial pour l’entreprise si elle veut faire prospérer son activité et le tampon peut se montrer utile dans ce cas, car il lui permet de gagner considérablement en crédibilité.
Dans la plupart des cas, une entreprise qui utilise un cachet pour indiquer ses informations sur ses contrats et factures parait plus professionnelle que celle qui fournit les renseignements de façon manuscrite.
L’authentification par tampon remplace-t-elle la signature ?
En France, le tampon n’a pas de valeur juridique sur un document sans la présence de la signature de la personne habilitée à signer ledit document, donc il ne peut en aucun cas remplacer la signature qui, elle, représente une obligation légale et juridique.
Le tampon d’entreprise sert de marque de crédibilité et il est synonyme d’authenticité, bien qu’il ne soit presque jamais apposé seul. Il accorde un caractère officiel au document et persuade son lecteur de lui attribuer de la considération : il vient donc compléter la signature de façon professionnelle et sérieuse.
Comme la loi en France ne mentionne aucune obligation légale concernant le sceau (ou le tampon), les entreprises et les sociétés ont le droit et la liberté d’en faire usage ou non, tant que les informations de celles-ci sont indiquées d’une quelconque autre façon.
Les avantages de l’authentification des documents pour une entreprise
Une entreprise digne de ce nom est tenue d’avoir et de conserver une image honorable afin de se faire connaitre sur le marché qu’elle vise. Pour cela, rien de mieux que l’authentification de ses documents, car :
- Elle permet de valoriser le document et de le crédibiliser ;
- Elle permet d’éviter la falsification des contrats, devis, archives, formulaires, factures, documents comptable ou tout autre document par une tierce personne ;
- Elle apporte une touche personnelle et unique qui différencie les documents d’une entreprise (ou société) de ceux des autres ;
- Elle donne un rendu plus professionnel ;
- Elle rassure les clients et collaborateurs ;
- Elle permet de sécuriser tous les supports échangés avec la clientèle ou les fournisseurs d’une manière pratique ;
- Elle ajoute une validité aux procédures officielles.